一、檔號及保存年限：第一列倒數 4 格
二、發文機關全銜及文別：置中
三、機關地址及聯絡方式：自中（第 8 格）開始。應試時，只要標題即可。
四、受文者郵遞區號及地址
五、受文者：由「正本」中擇一填入
六、發文日期：「中華民國000年00月00日」
七、發文字號：「○○○字第0000000000號」（11 碼）
八、速別：「最速件」、「速件」或「普通件」
九、密等及解密條件或保密期限：標題之後空白
十、附件
文內如有附件，可寫「如說明○」或逕書附件的名稱及份數；如無附件，則以空白為宜。
十一、主旨：不分項，緊接「段名」之後書寫。
- 行文目的
- 達到目的之扼要方法
- 期望用語
十二、說明：分項條列時，另行低格書寫，每項必須表達一個完整的意思
- 來源：公文的憑據
- 法規及文件
- 來文：應敘述來文的機關名稱、日期及文號
- 事實：本案所涉事實
- 理由：詳盡敘述，並提出問題所在
- 經過：處理案件的經過，有敘述之必要時
- 其他附帶事項
- 要求副本收受者作為
- 附件的名稱及份數
- 案件聯絡人及電話
十三、辦法
若屬於上行文，可將段名改為「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。
- 組成○○專案小組
- 經費及核銷問題
- 考核規定
- 獎懲的特別規定
十四、正本及副本：正本按題意書寫，「副本」可在標題之後予以空白
十五、簽署
自左至右，先署發文機關首長的「職銜」，「職銜」之後，可用「○○○」代替。
- 上行函：首長職銜及姓名，可用打繕方式，再蓋用首長職章
- 下行函：在「正本、副本」之後，蓋用「首長職銜簽字章」
- 平行函：
- 同級機關的平行函及無隸屬關係上對下的平行函，比照「下行函」；
- 無隸屬關係下對上的平行函，比照「上行函」。